電話の対応・言葉遣い、使い分けを抑えておこう。
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ダイヤルする前に 相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
いきなり用件に入らない 「〜の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
電話を切る時 ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。
電話のベルは2回まで ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
「もしもし」は不要 第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。外線ならば「○○会社の○○部でございます」、内線ならば「○○部の○○でございます」。
相手を必ず確認する 相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や会社名を確認する。 挨拶も忘れずに 相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
メモは正確に 相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。
1. 依頼する時:「おそれいりますが」で始めて「〜をお願いできますか」「〜をしていただけませんか」。
2. 同意する時:「はい、かしこまりました」「承知いたしました」。
3. ことわる時:「いたしかねます」「わかりかねます」と婉曲に。「できません」「わかりません」ではあまりに不愛想になる。
4. 謝罪する時:「申しわけございません」が最適。「ごめんなさい」「すいません」は仕事上では不適当。
5. 礼を述べる時:「ありがとうございます」「おそれいります」。
呼称を使いわける1. 自分の言い方:「わたくし」が基本。「あたし」「わたし」「ぼく」が通用するのは学生時代まで。自社の呼称も「うち」ではなく、「わたくしども」あるいは「当社」と言うようにする。
2. 相手に対する言い方:「○○君」は同僚に対しても失礼。役職のない先輩や同僚に対しては「○○さん」、上司に対しては「○○部長」と役職名で呼ぶ。社外の人や目上の人に「あなた」はタブー。「○○様」と丁寧に。社外の人に対して社内の人の話をする時は呼び捨てに。他社の社名には「○○様」と『様』をつけて丁寧に呼ぶ。
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